7 pravidiel, ako napísať e-mail podľa netikety
Aj keď posielate správy elektronickou poštou, stále by ste mali myslieť na to, že to ako e-mail píšete napovie veľa o vašej osobnosti. E-mailová komunikácia dnes už plnohodnotne nahradila klasické listy. Je jednoduchá, rýchla a spolu so smartfónom ju nosíme doslova vo vrecku.
Buďte preto zdvorilí a slušní aj pri používaní tohto komunikačného prostriedku. Obsah, úprava a forma vášho elektronického „listu“ sú indikátorom vašej úrovne. A na tej predsa záleží!
1. Vyplňte PREDMET!
Trvá to len chvíľku a vaša správa má nadpis, ktorý ju vystihuje. Hneď v úvode e-mailu nezabudnite na správne oslovenie. Pozdrav, prianie dobrého dňa a zdvorilé oslovenie adresáta by mali byť samozrejmosťou. V závere správy by nemal chýbať pozdrav na rozlúčku a podpis s vaším menom. Prezývky a iniciály namiesto podpisu pôsobia neprofesionálne.
2. Píšte jednoducho a zrozumiteľne.
Vytvárajte odstavce, aby bol text ľahšie čitateľný. Myslite na správnu gramatiku. Používajte diakritiku!!! (Predstavte si, ze by vam niekto rozpraval bez makcenov a dlznov, neznie to divne?!) Vyhýbajte sa slangu a skratkám typu (LoL /úsmev/, FYI /For Your Information/, ASAP /As Soon As Possible/ a pod.), nepôsobí to príliš profesionálne. Nepreháňajte to s emotikonmi (smajlíkmi), vyznieva to totiž detinsky a nie príliš dospelo.
3. Buďte zdvorilí a nešetrite slovami ako „prosím“, či „ďakujem“.
Absolútne vylúčte nadávky a neslušné slová! Neodpovedajte na e-maily, ak ste nahnevaní! Neskôr by vás to mohlo mrzieť. Pri písaní buďte otvorení, ale slová vyberajte s rozvahou.
4. Nepoužívajte netradičné typy písma (fonty) a farby.
Veľkosť písma by mala byť medzi 10pt až 14pt. Nepíšte celý text kapitálnymi (veľkými) písmenami! Vyznieva to agresívne, ako keby ste kričali. Nepoužívajte tapety a farebné pozadia. Vytvorte si svoj e-mailový podpis s menom, funkciou a kontaktmi.
5. Vyhýbajte sa rozosielaniu všeobecných hromadných správ.
Nie sú osobné a ich efekt tak stráca na sile. E-maily preposielajte (Forward) len vtedy, ak to pôvodnému odosielateľovi neprekáža. Nerozosielajte nevyžiadanú poštu (SPAM) ani reťazové e-maily.
6. Nezdieľajte osobné údaje iných (ak si to neželajú) a skôr než niečí kontakt zverejníte, vypýtajte si súhlas jeho majiteľa.
7. Na služobný e-mail odpovedzte najneskôr do 3 dní.
Ak nestíhate, dajte odosielateľovi správy aspoň vedieť, že jeho e-mail ste dostali a keď budete môcť tak mu naň odpíšete. Počas práceneschopnosti alebo dovolenky si nastavte automatickú odpoveď o neprítomnosti. Váš klient, či obchodný partner aspoň bude vedieť, že na odpoveď si musí počkať minimálne do dátumu uvedeného v automatickej odpovedi.
A na záver ešte ZLATÉ PRAVIDLO: „Nepíšte online to, čo by ste nepovedali offline!“
Viete čo je NETiketa?
Aj správanie sa na internete má svoje pravidlá slušnosti. Etiketa používania mobilov, internetu, a zdieľania na sociálnych sieťach sa volá „NETiketa“.
Môže vás zaujať:
Trubač: „Na môj FB profil pridám to, čo uznám sám za vhodné.“