Základné pravidlá pri písaní mailu, aby ste sa nemuseli hanbiť

Internet je dnes už bežnou súčasťou nášho života. Rovnako, ako autá, mobilné telefóny, či sociálne siete. Jeho prítomnosť nám umožňuje ostať v kontakte so svojimi blízkymi, priateľmi, prácou a prakticky s celým svetom. Online vieme nakupovať, sledovať filmy, platiť účty, ale aj budovať nové pracovné vzťahy, či rozvíjať vlastné podnikanie. Vieme sa ale správať na internete tak, aby sme sa za seba nemuseli hanbiť?

Aj svet online priestoru má svoje pravidlá a ak si myslíte, že vo virtuálnom prostredí internetu môžeme všetko, tak ste na omyle. Tí na „druhej“ strane nás vidia a z nášho správania sa spoza klávesnice si vedia vytvoriť názor, akí v skutočnosti sme! Všetky spoločenské aktivity majú aj svoje spoločenské pravidlá, podľa ktorých sa k druhým chováme.

Pozrime si teda zlaté pravidlá e-mailovej etikety, ktoré pomôžu budovať náš online imidž na úrovni.

1. NA INTERNETE ROVNAKO SLUŠNE AKO PRI OSOBNOM STYKU

Internet je dnes len „iná dimenzia“ nášho bytia a preto by sme mali svoje správanie sa v online priestore čo najviac priblížiť skutočnému životu. To ako sa správame na internete, pri písaní e-mailov, či komunikácii na sociálnych sieťach vytvára náš celkový imidž. A nikto z nás nechce byť hádam za hulváta!

2. PO DLHŠEJ DOBE NIE JE NA ŠKODU SA PRIPOMENÚŤ

Stretli ste sa s niekým minulý rok a dnes sa mu píšete e-mail s ponukou na spoluprácu? V takýchto prípadoch bude lepšie sa pripomenúť a v úvode správy sa zmieniť o vašom dávnejšom stretnutí. Je predsa úplne normálne, že ak ste niekoho stretli na recepcii pred rokom, dnes si ho už nemusíte pamätať. Elegantnou pripomienkou nič nepokazíte a svojmu partnerovi pomôžete lepšie sa zorientovať.

3. NEZABÚDAJME NA PREDMET

Predmet (Subject) je kolónka v hlavičke e-mailu, ktorá má adresátovi stručne a výstižne ozrejmiť čoho sa naša správa týka. Nevyplnený predmet je jedným z najčastejších prehreškov v e-mailovej etikete. Tu však nejde len o nejakú spoločenskú zdvorilosť. Predmet je vlastne nadpis nášho e-mailu a mnohokrát rozhoduje o tom, či si ho adresát otvorí, alebo ho v spleti množstva správ prehliadne a vôbec neprečíta. Veľmi častou chybou je, ak sa zmení obsah našej komunikácie a stále používame pôvodný predmet z inej, predchádzajúcej, korešpondencie. Napr. niekto nám pošle pred vyše rokom e-mail s predmetom „Šťastné a veselé!“ a my mu posielame cenovú ponuku s pôvodným predmetom „Re: Šťastné a veselé!“ Prípadne aj „Re: FV: FV: FV: Šťastné a veselé!“ Je to asi rovnaký trapas, ako keď máte doma vianočný stromček do apríla.

4. V ÚVODE NEZABUDNEME AJ NA POZDRAV A OSLOVENIE

Ak prídete niekomu na návštevu, tak ho pozdravíme, však? Ak niekomu píšeme list, tak ho v úvode oslovíme, že? Podobne slušne by sme mali postupovať aj pri elektronickej pošte. Jednoducho pozdrav a oslovenie sú základ! Ak ale s niekým komunikujeme v rámci dňa viackrát, stačí ak ho pozdravíme a oslovíme v úvodnom e-maily a v záverečnom sa môžeme poďakovať za komunikáciu a správu ukončiť rozlúčkou a pozdravom. Oslovovanie je v elektronickej komunikácii rovnaké, aké aj v bežnom spoločenskom či pracovnom styku. Oslovujeme menom/priezviskom, titulom alebo funkciou, prípadne ich kombináciou. Napr. „Ahoj Marek,“; „Dobrý deň pani Kováčová,“; „Vážený pán doktor,“ alebo „Vážený pán riaditeľ Novák,“.

5. V ZÁVERE SA VŽDY PODPÍŠEME

Tak ako sa pri telefonickom hovore identifikujeme menom, podobne svoju identitu prezentujeme aj v e-maily. Tu však adresát vidí naše meno, či skôr e-mailovú adresu v prijatej pošte. No na záver každej správy patrí náš podpis. Ten elektronický samozrejme. Ak komunikujeme s kamarátom stačí jednoduché „Majo“, „Peťa“, či dokonca aj prezývka. Ale ak sme si práve písali s obchodným partnerom, či so štátnym úradníkom, vhodné je priložiť formálny elektronický podpis, ktorý okrem mena a priezviska môže obsahovať aj ďalšie nevyhnutné kontaktné údaje ako titul, funkciu, adresu, e-mail, telefón, webstránku, či dokonca odkazy na sociálne siete a samozrejme aj neodmysliteľné logo našej firmy, či inštitúcie. Pred samotným elektronickým podpisom by nemalo chýbať aj zdvorilé rozlúčenie „S úctou,“; „S pozdravom,“ alebo aj „Prajem Vám pekný víkend,“.

6. KOMUNIKUJEME ROVNAKÝM JAZYKOM AKO NAŽIVO

Pri písaní e-mailov komunikujeme rovnakým „jazykom“ ako pri osobnom styku s adresátom. Ak si s ním vykáme, zostávame v oficiálnej rovine aj v texte e-mailu. Ak ide o blízku osobu, priateľa, či známeho, spôsob komunikácie je viac osobný a neformálny.

7. POUŽÍVAME DIAKRITIKU

Uz davno su prec casy, kedy sme si pisali smsky takymto sposobom. Dnešná úroveň softvéru umožňuje, aby sme aj v národných jazykoch mohli používať interpunkčné znamienka. Najmä, ak si píšeme po slovensky. Jasné, ak komunikujeme s kolegyňou z druhej kancelárie, tak prosím, etiketa vie aj prižmúriť oko a môžeme aj bez diakritiky. Ale ak píšeme niekomu oficiálne, bez diakritiky to vyzerá veľmi neprofesionálne! Predstavte si, že píšete pánovi Čičkovi, ktorý je generálny riaditeľ veľkej spoločnosti a oslovíte ho „Dobry den pan Cicko,“…

8. ODPOVEDÁME DO 2 – 3 DNÍ

Slušnosť káže na e-maily odpovedať. Nemusíme to však urobiť okamžite. Nie každý je online pripojený a nie každý má prácu pri počítači. Preto by sme mali nechať adresátovi aj nejaký priestor na prečítanie správy. Ak zdieľame niečo mimoriadne dôležité, stále môžeme zavolať, či napísať SMS. Určite však nie je slušné urgovať a dovolávať sa odpovede, za každú cenu. Ideálne je, ak na prijaté správy dokážeme odpovedať do 2 – 3 dní prípadne do týždňa. Ak nestíhame, môžeme si túto lehotu „predĺžiť“ krátkou správou o prijatí mailu s tým, že teraz nemáme čas a odpíšeme neskôr.

Prvých osem základných pravidiel pri písaní mailu sme si predstavili, ďalšie dôležité zásady etikety a slušného správania sa aj na internete nabudúce.

(Ak vás tento článok zaujal, redakcii Dalito.sk môžete darovať kávu)